你需要的是一個外掛硬盤，能夠幫助我們記錄、規(guī)劃大腦容易遺忘和混亂的日常任務。

這是我實踐至少 4 年的經(jīng)驗，本文不僅包括搭建理論，還包括具體的實操步驟，細到可以說是手把手教了，看如果搭建不出來，請來打我，不看的同學，保證吃大虧。

下面正文開始.....

什么是任務管理系統(tǒng)？

我們先不回答這個問題，直接上個場景~

假如你今天有 3 件事情要做：給客戶發(fā)郵件、開組會、去樓下取快遞。你會怎么安排？

你可能會說，腦子里記一下，按順序做唄。

但是，假如你現(xiàn)在是某項目負責人，手頭同時推進 5 個項目，每個項目都有幾十個甚至上百個待辦事項，涉及跨部門協(xié)作、時間節(jié)點、資源調(diào)配……現(xiàn)在你需要清晰地知道每個項目的進度、下一步行動是什么、有沒有延誤風險，請問你如何管理？

全靠腦子記嗎？累死你，這還不算突發(fā)的緊急任務、領(lǐng)導隨時交代的零碎工作、以及你自己的學習計劃、生活瑣事……

不僅僅是管理項目，你每天還要處理上百條信息：郵件、微信、釘釘、電話、當面溝通……每個都可能產(chǎn)生新的任務或影響已有任務。

僅憑人腦是沒有辦法處理這么大的信息量的。

那么那些效率高手、項目經(jīng)理，是如何解決這些問題的？

當然是靠著一套任務管理系統(tǒng)，讓一切清晰化，優(yōu)先級化，系統(tǒng)化，把人從混亂和遺忘中解放出來。

如果沒有這套任務管理系統(tǒng)試想怎么樣？

同理，我們的任務管理系統(tǒng)就相當于這個項目管理系統(tǒng)，而任務就如同這一個個待辦事項...你每天都被各種事情轟炸，感覺自己像個救火隊員，疲于奔命，卻總是漏掉重要的事，總是感到焦慮和失控。

你的桌面堆滿了便利貼，上面寫滿了各種提醒，有的已經(jīng)泛黃，你甚至不知道上面寫的是什么。你的手機備忘錄里躺著一堆雜亂無章的清單，你很少會打開它們，因為光是看到那個列表就覺得頭大。你總是答應別人“好，我記下了”，然后轉(zhuǎn)頭就忘了。

項目匯報時，你支支吾吾，說不清具體進度；同事找你協(xié)作，你一臉茫然，不知道該從哪里開始；下班回家，你突然想起今天忘了處理一件重要的文件，只得懊惱地加班。這種感覺是不是很糟糕？是不是讓你覺得自己效率低下，能力不足？

但問題真的出在你身上嗎？或許不是。問題出在你的“外腦”——你的任務管理系統(tǒng)，根本就沒有建立起來。或者說，你現(xiàn)有的“系統(tǒng)”，混亂得還不如沒有。

想象一下，如果你的任務都有條不紊地排列著，清晰地標明了優(yōu)先級、截止日期、所屬項目、下一步行動；如果每成一件事，都能在系統(tǒng)中輕松標記，獲得一種“搞定”的滿足感；如果你的系統(tǒng)能自動提醒你即將到期的任務，讓你永遠不會錯過重要節(jié)點；如果你的系統(tǒng)能讓你一眼看到所有正在進行的任務，以及它們之間的關(guān)聯(lián)……