- 下一步行動(dòng)清單（下一步行動(dòng)）： 這是所有可以立即執(zhí)行的下一步行動(dòng)的集合。你可以根據(jù)情境（Context）來組織它們，例如“在辦公室”、“在家里”、“在路上”、“打電話”、“使用電腦”等。這樣，當(dāng)你處于某個(gè)特定情境時(shí)，就知道可以做什么。

- 等待清單（等待）： 對(duì)于已經(jīng)委派給別人或需要等待某個(gè)條件滿足才能繼續(xù)的任務(wù)，把它們放在等待清單里，并記錄委派對(duì)象或等待的條件。

- 將來/也許清單（一些/也許）： 那些目前不需要做，但將來可能想做的事情或想法，放在這里。定期回顧這個(gè)清單，看看是否有可以轉(zhuǎn)化為行動(dòng)的。

- 參考資料（參考）： 所有不需要行動(dòng)但有用的信息，比如會(huì)議記錄、聯(lián)系方式、學(xué)習(xí)筆記等，進(jìn)行分類歸檔，方便將來查閱。

組織的關(guān)鍵在于建立一個(gè)清晰、可檢索的結(jié)構(gòu)，讓你的所有事項(xiàng)各歸其位，當(dāng)你需要執(zhí)行某個(gè)任務(wù)時(shí)，能夠快速找到相關(guān)的下一步行動(dòng)。這就像圖書館的分類索引，讓你能夠根據(jù)書名、作者或類別快速找到書。

4. 回顧（審閱者）：

一個(gè)好的圖書館管理系統(tǒng)需要定期盤點(diǎn)和維護(hù)，以確保書目準(zhǔn)確、借閱記錄清晰。你的“外腦”也需要定期回顧。

GTD強(qiáng)調(diào)“每周回顧”（每周回顧），這是整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵。每周花一段時(shí)間，徹底清空你的收集籃，處理新收集的內(nèi)容，回顧所有的清單（項(xiàng)目、下一步行動(dòng)、等待、將來/也許），更新任務(wù)狀態(tài)，刪除已成的，添加新的事項(xiàng)，檢查你的日歷，確保所有事情都在正軌上。

每周回顧就像一次全面的“系統(tǒng)體檢”和“庫(kù)存盤點(diǎn)”，它確保你的系統(tǒng)是最新的、整的、可靠的。只有這樣，你才能對(duì)自己的工作和生活有清晰的掌控感，避免遺漏重要事項(xiàng)。

除了每周回顧，你還可以進(jìn)行每日回顧（快速查看當(dāng)天的任務(wù)）和季度/年度回顧（評(píng)估長(zhǎng)期目標(biāo)和項(xiàng)目進(jìn)展）。

5. 執(zhí)行（接通）：

前四個(gè)步驟都是為了更好地執(zhí)行。有了清晰的收集、處理、組織和回顧系統(tǒng)，執(zhí)行就變得水到渠成。

當(dāng)你需要做事情時(shí)，不再需要漫無目的地在大腦中搜索，而是查看你的“下一步行動(dòng)”清單，根據(jù)當(dāng)前的情境和精力，選擇一個(gè)最合適的事項(xiàng)來執(zhí)行。

執(zhí)行階段的關(guān)鍵在于信任你的系統(tǒng)。一旦一個(gè)事項(xiàng)被放入系統(tǒng)中并安排好下一步行動(dòng)，你就可以暫時(shí)忘記它，將注意力集中在當(dāng)前正在做的事情上。你的“外腦”會(huì)負(fù)責(zé)在需要的時(shí)候提醒你。

執(zhí)行就像圖書館的借閱流程，當(dāng)你需要閱讀某本書時(shí)，通過系統(tǒng)找到它，然后專注于閱讀本身，而不是擔(dān)心還有多少書沒找到。

如何選擇和使用工具來構(gòu)建你的“外腦”？

市面上有很多工具可以輔助GTD的實(shí)踐，常見的有：